Vị trí » Trang chủ > Tin t?c > Online help classification > Kinh nghi?m > V?n ha e-mail: Chuy?n c? m khng c?

V?n ha e-mail: Chuy?n c? m khng c?

http://alumaxvn.biz 2011-06-11

Ch? v?i m?t chi?c máy tính n?i m?ng, ng??i s? d?ng có th? trao ??i t?c thì v?i b?n bè, ??ng nghi?p và ??i tác kh?p th? gi?i. Tuy nhiên, không ph?i ai c?ng s? d?ng e-mail ?úng cách và hi?u qu?.

N?i dung e-mail c?ng th? hi?n tính cách c?a ng??i g?i. ?nh minh h?a: Corbis.
N?i dung e-mail c?ng th? hi?n tính cách c?a ng??i g?i. ?nh minh h?a: Corbis.

Cùng s? phát tri?n c?a Internet, th? ?i?n t? tr? thành công c? giao ti?p ph? bi?n. ?u th? c?a ph??ng ti?n này là nhanh g?n, ti?n l?i và chi phí th?p. Nh?ng tính ph? c?p c?a e-mail làm cho nhi?u ng??i c?u th? h?n và quên m?t m?t s? quy t?c xã giao c?n b?n:

Thi?u ho?c sai tiêu ??

?ây là l?i t??ng ??i ph? bi?n, xu?t phát t? tính l??i bi?ng và c?u th?. Th? t??ng t??ng m?i sáng tr??c cu?c h?p, ??i tác c?a b?n nh?n ???c c? ch?c e-mail, g?m c? th? c?a b?n, không ch?a tiêu ??. Loa ng?i th? rác, ho?c b?c mình v?i s? thi?u chuyên nghi?p c?a ng??i g?i, ??i tác ?ó có th? b? qua nh?ng e-mail này, ho?c h? s? ph?i m? t?t c? ?? ??c n?i dung và xác ??nh v? trí c?a giao d?ch ?ó trong th? t? ?u tiên x? lý. V?i qu? th?i gian h?n h?p, s? b?t c?n này s? làm cho b?n m?t ?i?m trong m?t ??i tác.

M?t "b?nh kinh niên" khác là ch? ?? và n?i dung không ?n nh?p v?i nhau. Hi?n t??ng này th??ng x?y ra khi ng??i g?i ch?n ch? ?? tr? l?i (reply) ho?c tr? l?i cho t?t c? (reply all) t? nh?ng e-mail c? ?? vi?t th? v?i n?i dung hoàn toàn m?i nh?m tránh m?t th?i gian nh?p l?i nhi?u ??a ch? nh?n th?. Ch? ?? không ?n nh?p v?i n?i dung th??ng làm ng??i nh?n không quan tâm ho?c c?m th?y b?c b?i, m?t thi?n c?m.

Tiêu ?? th? c?n truy?n ??t n?i dung chính mà ng??i g?i mu?n gây chú ý. Vì v?y, b?n nên ki?m tra tr??c khi g?i và c?ng c?n ??t tiêu ?? ng?n g?n, rõ ràng, tránh các c?m t? chung chung nh? "Tin m?i", "Xin chào"...

Ngôn ng? c?c l?c, không có m? ??u hay k?t lu?n

Ng??i s? d?ng không nên g?i m?t e-mail không có l?i chào h?i ? ??u hay l?i c?m ?n xã giao ? cu?i. V?i th? b?t ??u ngay b?ng "Tôi mu?n…" ho?c "Tôi c?n…", ng??i nh?n s? cho là ng??i vi?t quá s? sàng ho?c thi?u l? ?? và có th? ?nh h??ng ??n m?i quan h? ??i tác trong kinh doanh.

Th? ?i?n t? không ch? là ph??ng th?c truy?n t?i thông tin mà còn là công c? giao ti?p v?i các chu?n m?c v?n minh nh?t ??nh. B?n nên b?t ??u e-mail b?ng câu chào và luôn s? d?ng nh?ng c?m t? th? hi?n s? l?ch s? nh? "Phi?n b?n .." hay "Tôi s? r?t bi?t ?n n?u…" khi ??a ra yêu c?u, ?? ngh?. B?n c?ng ??ng quên k?t thúc th? v?i ngôn trang tr?ng nh? "Kính th?", "Xin chân thành cám ?n!", "Chúc b?n m?t ngày vui v?"... cùng v?i tên và thông tin liên l?c c?a b?n.

Hi?n nay, m?t s? sinh viên m?i ra tr??ng khi vi?t e-mail th??ng ??a ngôn ng? su?ng sã, không chính th?ng và c? các bi?u t??ng c?m xúc (emoticon) vào e-mail. Trong tr??ng h?p ?ó, h? s? b? ng??i nh?n ?ánh giá là thi?u s? nghiêm túc và chín ch?n.

Quên t?p ?ính kèm

Quên không ?ính kèm nh?ng v?n b?n c?n thi?t s? làm phát sinh ít nh?t hai e-mail khác: th? nh?c g?i t?p ?ính kèm và th? g?i l?i v?i l?i xin l?i. ?i?u này v?a lãng phí th?i gian c?a ng??i g?i, v?a t?o s? khó ch?u cho ng??i nh?n. Do ?ó, hãy hình thành thói quen ki?m tra toàn b? th? tr??c khi nh?n nút Send/G?i. ?? c? th? h?n, b?n c?ng nên ch? rõ trong e-mail nh?ng tài li?u b?n s? g?i kèm và n?i dung c? b?n hay m?c ?ích s? d?ng c?a nh?ng tài li?u ?ó. Tên file c?ng không nên chung chung nh? "tailieu.doc" mà c?n th? hi?n n?i dung chính nh? "Báo cáo doanh thu n?m 2010.doc".

Chân dung và tính cách ngh? nghi?p c?a m?i ng??i ???c ph?n ánh qua t?ng bi?u hi?n c? th? và hãy ??ng t?o nên hình ?nh c?a m?t nhân viên sao nhãng, c?u th? qua e-mail.

??c gi? D??ng Thu Trang

Kế tiếp :Cc 'b kp' nn th? trong Gmail